POLITIKA ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA

POLITIKA ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA UDRUGE KVIZOLJUPCI ZLATNE DOLINE

Verzija 1.0

JAVNO

U Požegi, 24.5.2018.

Na temelju članaka od 23. do 25. Statuta Udruge Kvizoljupci Zlatne doline (dalje: „Udruga“) i Opće uredbe u zaštiti podataka (Uredba EU 2016/679), Upravni odbor Udruge na sjednici održanoj 24.5.2018. godine donio je dokument

POLITIKA ZAŠTITE OSOBNIH PODATAKA

I.     POJMOVNIK

Osobni podatak - podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik")

Ispitanik - jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca

Obrada osobnih podatka - svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje

Voditelj obrade - znači fizička ili pravna osoba, koja samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka;

Izvršitelj obrade - znači fizička ili pravna osoba, koja obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade;

Informacijski sustav - sveobuhvatnost tehnološke infrastrukture, organizacije, ljudi i postupaka za prikupljanje, obradu, generiranje, pohranu, prijenos, prikaz te distribuciju informacija kao i raspolaganje njima. Informacijski sustav moguće je definirati i kao međudjelovanje informacijske tehnologije, podataka i postupaka za procesiranje podataka te ljudi koji prikupljaju navedene podatke i njima se koriste.

Nadzorno tijelo - neovisno tijelo javne vlasti koje je osnovala Republika Hrvatska u svrhu kontrole i osiguranja provođenja Uredbe

Povjerljivost - svojstvo informacija (podataka) da nisu dostupne ili otkrivene neovlaštenim subjektima.

Integritet - svojstvo informacija (podataka) i procesa da nisu neovlašteno ili nepredviđeno mijenjani.

Privola - svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose;

Pseudonimizacija - obrada osobnih podataka na način da se osobni podaci više ne mogu pripisati određenom ispitaniku bez uporabe dodatnih informacija, pod uvjetom da se takve dodatne informacije drže odvojeno te da podliježu tehničkim i organizacijskim mjerama kako bi se osiguralo da se osobni podaci ne mogu pripisati pojedincu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi;

Povreda osobnih podataka - znači kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani

Izrada profila - svaki oblik automatizirane obrade osobnih podataka koji se sastoji od uporabe osobnih podataka za ocjenu određenih osobnih aspekata povezanih s pojedincem, posebno za analizu ili predviđanje aspekata u vezi s radnim učinkom, ekonomskim stanjem, zdravljem, osobnim sklonostima, interesima, pouzdanošću, ponašanjem, lokacijom ili kretanjem tog pojedinca

Treće strane -fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade

Distributivni kanali - predstavljaju sredstva i načine preko kojih je omogućen pristup, ugovaranje, korištenje proizvoda i usluga Udruge te slanje informacija.

Obvezujuća pravila udruge - politike zaštite osobnih podataka kojih se voditelj obrade ili izvršitelj obrade s poslovnim nastanom na državnom području države članice pridržava za prijenose ili skupove prijenosa osobnih podataka voditelju obrade ili izvršitelju obrade u jednoj ili više trećih zemalja.

II. TEMELJNE ODREDBE

Zaštita podataka zauzima značajno mjesto u djelovanje Udruge koja u svom svakodnevnom poslovanju prikuplja i obrađuje osobne podatke članova, korisnika, suradnika ili drugih osoba s kojima ostvaruje suradnju (u daljnjem tekstu: ispitanici). Ovom Politikom se definiraju osnovna načela i pravila zaštite osobnih podataka u skladu s poslovnim i sigurnosnim zahtjevima Udruge, kao i zakonskim propisima, najboljim praksama i međunarodno prihvaćenim standardima.

Politika zaštite osobnih podataka (u daljnjem tekstu: Politika) je temeljni akt koji opisuje svrhu i ciljeve prikupljanja, obrade i upravljanja osobnim podacima unutar Udruge, a koji se temelji na vodećim svjetskim praksama iz područja zaštite osobnih podataka. Politika osigurava adekvatnu razinu zaštite podataka u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (u nastavku: Uredba) i drugim primjenjivim važećim zakonima vezanim uz zaštitu osobnih podataka što Udruga dodatno osigurava internim aktima.

III. OPSEG I CILJ

Politika zaštite osobnih podataka je temeljni akt Udruge koji za svrhu ima uspostavljanje okvira zaštite osobnih podataka sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ). Politika utvrđuje pravila povezana sa zaštitom pojedinaca u pogledu prikupljanja i obrade osobnih podataka i pravila povezana sa slobodnim kretanjem osobnih podataka.

Cilj Politike je uspostaviti primjerene procese zaštite i upravljanja osobnim podacima ispitanika, odnosno korisnika, članova, suradnika i drugih osoba čiji se osobnih podaci obrađuju.

Politika se primjenjuje na sve obrade osobnih podataka unutar Udruge, osim u slučajevima gdje se obrađuju anonimizirani podaci ili su obrade takve prirode da se radi o statističkim analizama iz kojih nije moguće identificirati pojedinca.

IV.      NAČELA OBRADE PODATAKA

Načela obrade podataka su osnovna pravila kojih se Udruga pridržava prilikom obrade osobnih podataka ispitanika, a obrade koje se provode sukladno niže navedenim načelima smatraju se zakonitima.

Svako tijelo Udruge dužno je osigurati pridržavanje niže navedenih načela unutar vlastite domene i prilikom obrade osobnih podataka za koje je organizacijska jedinica voditelj obrade.

Udruga osobne podatke obrađuje u skladu sa sljedećim načelima obrade:

1.   Zakonito i pošteno - s obzirom na ispitanike i njihova prava, Udruga će obrađivati osobne podatke ispitanika sukladno važećim zakonima i pokrivajući sva prava ispitanika. Udruga će ponekad ispitanike morati pitati i za neke osobne podatke koji nisu potrebni za ostvarenje konkretne usluge, no Zakonom su obvezni za prikupljanje (npr. Zakon o sprečavanju pranja novca i financiranja terorizma). U skladu s tim, unutar Udruge definirana su jasna pravila i procesi kako bi se osigurala zakonita i poštena obrada, a uspostavljeni su i kontrolni mehanizmi (npr. kontrola od strane Skupštine).

2.   Transparentno – Udruga će osigurati transparentnost obrada osobnih podataka te će, sukladno Uredbi, pružiti ispitanicima sve potrebne informacije i na zahtjev osigurati ispitanicima uvid u njihove podatke, obrazloženja obrada, temelje i zakonitosti obrade i sl. Kroz ovu Politiku, ali i kroz druge kanale koje će biti dostupni ispitanicima, Udruga će osigurati informacije ispitanicima kako se osobni podaci koji se odnose na njih prikupljaju, upotrebljavaju, daju na uvid ili na drugi način obrađuju, kao i do koje se mjere ti osobni podaci obrađuju ili će se obrađivati. Ispitanik će biti pravovremeno, odnosno prije samog prikupljanja podataka, upoznat sa svim relevantnim informacijama.

3.   Uz ograničenje svrhe - osobni podaci moraju biti prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama.

4.   Uz ograničenje pohrane - Udruga osigurava da su osobni podaci ispitanika čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Udruga osobne podatke može pohraniti i dulje, ali za to mora imati jasnu svrhu u smislu zakonske obveze (npr. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima) ili legitimni interes (npr. u slučaju sudskog spora)

5.   Koristeći samo potrebne podatke (smanjenje količine podataka) - Udruga osobne podatke prikuplja i obrađuje na način da su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju. Procesi u Udruzi su dizajnirani na način da se ne prikupljaju podaci za koje ne postoji opravdana potreba za prikupljanjem i Udruga osigurava da se ovo načelo adekvatno primjenjuje.

6.   Točnost - Udruga osigurava da su podaci točni i prema potrebi ažurni; mora se poduzeti svaka razumna mjera radi osiguravanja da se osobni podaci koji nisu točni, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, bez odlaganja izbrišu ili isprave. Udruga osigurava primjenu ovog načela na način da je uspostavila redovite kontrole, ali i transparentan proces komunikacije s ispitanicima kroz koji se može zatražiti ispravak podataka u slučaju da ispitanik primijeti da neki od njegovih osobnih podataka nije ispravno naveden.

7. Osigurava sigurnost, nadzor i kontrolu nad podacima i obradama podataka (Cjelovitost i povjerljivost) - Udruga prikuplja i obrađuje podatke na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera. Sukladno navedenim načelima, podacima ispitanika pristupat će tijela Udruge ovisno o njihovim ovlaštenjima kako bi uspješno ispunila zadatke definirane za dotično tijelo.

Udruga će podatke ispitanika proslijediti i Udruženjima ili državnim institucijama u slučaju kada za to postoji zakonska osnova.

V. ZAKONITOST OBRADE

Udruga osobne podatke ispitanika smatra njihovim vlasništvom te se prema njima tako i odnosi. Međutim, kako bi Udruga bila u mogućnosti pružiti uslugu ispitaniku, a sukladno niže navedenim zakonitostima, potrebno je obrađivati minimalan set podataka neophodan za kvalitetno pružanje pojedine usluge. U suprotnom, odnosno ako ispitanik odbije ustupiti traženi set podataka, Udruga možda neće biti u mogućnosti pružiti mu uslugu.

Sukladno tome, osobni podaci ispitanika obrađuju se kada je zadovoljen jedan od niže navedenih uvjeta:

a)  obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora.

b)  obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza Udruge (važeći zakonski propisi prema kojima je Udruga dužna postupati) - u svakom trenutku kada zakon Udrugu ovlašćuje ili obvezuje na određenu obradu, Udruga će temeljem tog zakona obrađivati osobne podatke ispitanika.

c)   obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa Udruge ili treće strane - osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete. Pod legitimnim interesom Udruga podrazumijeva obrade koje služe kako bi se unaprijedio proces, razvoj proizvoda i unapređenje poslovanja, modernizirale usluge, ponudili proizvodi i usluge za koje je razvidno da bi mu olakšale poslovanje s Udrugom, unaprijedilo njegovo upravljanje vlastitim interesima te u korist rješavanja sudskih sporova.

d)  ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha - privola mora biti dokaziva i dobrovoljna, napisana lako razumljivim jezikom i ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu (povlačenje privole mora biti jednako jednostavno kao i davanje privole). Udruga će ispitanika zatražiti privole za obrade podataka i kontaktiranje zbog potreba direktnog marketinga putem kontakt podatka koje je ispitanik ustupio Udruzi. Prezentaciju novih proizvoda i usluga, nedostupnosti određene usluge koje Udruga komunicira putem dostupnih distributivnih kanala Udruga smatra dijelom usluge te za to neće zatražiti privolu ispitanika dok je sama obrada u skladu s načelima obrade navedenih u točki V. te se temelji na nekoj od navedenih zakonitosti obrade.

e)   obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe;

f)    obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade;

Svako tijelo Udruge dužno je identificirati zakonitost za svaku obradu koja je u njihovoj domeni.

VI. PRAVA ISPITANIKA

Udruga je svjesna kako su osobni podaci ispitanika njegovo vlasništvo te iako su nam ti podaci neophodni za pružanje usluge, ispitanici u svakom trenutku zadržavaju određena prava u odnosu na obrade njihovih podataka te Udruga podatke prikuplja i obrađuje samo uz postojanje gore navedenih zakonitosti obrade.

Udruga će u trenutku prikupljanja informacija od ispitanika pružiti sljedeće informacije: identitet i kontaktne podatke voditelja obrade, kontaktne podatke službenika za zaštitu podataka, svrhe obrade radi kojih se upotrebljavaju osobni podaci kao i pravnu osnovu za obradu, legitimne interese, primatelje ili kategorije primatelja osobnih podataka, namjeru prijenosa osobnih podataka trećim zemljama (ako postoji), razdoblje pohrane podataka ili kriterije koji definiraju to razdoblje, prava vezana uz privole, potencijalno postojanje automatiziranog donošenja odluka što podrazumijeva i izradu profila (smislene informacije o kojoj je logici obrade riječ te potencijalnim posljedicama i važnosti same obrade za ispitanika) te postojanje niže navedenih prava. U slučaju da se podaci ne prikupljaju izravno od ispitanika, uz navedene podatke navodi se i izvor osobnih podataka.

Udruga osobne podatke obrađuje sukladno pravima ispitanika definiranim unutar Uredbe, a koja su navedene u nastavku:

•        Pravo na brisanje („pravo na zaborav") - ispitanik ima pravo od Udruge ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose, a Udruga ima obvezu obrisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

a. osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili na drugi način obrađeni

b. ispitanik povuče privolu na kojoj se obrada temelji, a ne postoji druga pravna
osnova za obradu

c. ispitanik uloži prigovor na obradu, a legitimni razlozi za realizaciju prava na
brisanje imaju veću težinu od legitimnog interesa Udruge za obradu i/ili čuvanje
osobnih podataka

d. osobni podaci nezakonito su obrađeni

e. osobni podaci moraju se brisati radi poštovanja pravne obveze

•        Pravo na pristup podacima - ispitanik ima pravo dobiti od Udruge potvrdu obrađuju li se njegovi osobni podaci te ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup

osobnim podacima i svrsi obrade, kategorijama podataka, potencijalnim primateljima kojima će osobni podaci biti otkriveni, i sl.

•      Pravo na ispravak - ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od Udruge ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose. Uzimajući u obzir svrhe obrade, ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, među ostalim i davanjem dodatne izjave. Dodatno, ispitanici imaju obvezu ažuriranja osobnih podataka u odnosu s Udrugom.

•      Pravo na prijenos podataka - ispitanik ima pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na njega, a koje je pružio Udruzi u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade. Potrebno je uzeti u obzir da se pravo prijenosa odnosi isključivo na osobne podatke ispitanika.

•      Pravo na prigovor - ispitanik ima pravo na temelju svoje posebne situacije u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega. Udruga u takvoj situaciji više ne smije obrađivati osobne podatke osim ako dokaže da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva. Nadalje, ako se osobni podaci obrađuju za potrebe izravnog marketinga, ispitanik u svakom trenutku ima pravo uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega za potrebe takvog marketinga, što uključuje izradu profila u mjeri koja je povezana s takvim izravnim marketingom

•      Pravo na ograničenje obrade - ispitanik ima od Udruge pravo tražiti pravo na ograničenje obrade u slučaju da osporava točnost osobnih podataka, kada smatra da je obrada nezakonita te se protivi brisanju osobnih podataka i umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe, te u slučaju kada je ispitanik uložio prigovor na obradu i očekuje potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika

Ispitanik ima pravo u svakom trenutku zahtijevati realizaciju bilo kojeg od gore navedenih prava. Udruga ispitaniku na zahtjev pruža informacije o poduzetim radnjama vezanim uz navedena prava, najkasnije u roku od 3 mjeseca od zaprimanja zahtjeva (ovisno o količini i kompleksnosti zahtjeva) - svi zahtjevi će se pokušati adresirati unutar 1 mjeseca te će rok produljiti najviše za dodatna 2 mjeseca kada je to nužno. Ako Udruga ne postupi po zahtjevu ispitanika, bez odgađanja i najkasnije jedan mjesec od primitka zahtjeva izvijestit će ispitanika o razlozima zbog kojih nije postupila. Razlozi za ne postupanje podrazumijevaju postojanje zakonitosti obrade koja Udrugu onemogućava u postupanju.

Dodatno, ispitanik ima pravo da se na njega ne odnosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila, koja proizvodi pravne učinke koji se na njega odnose ili na sličan način značajno na njega utječu, osim ako je ta odluka:

-      potrebna za sklapanje ili izvršenje ugovora između ispitanika i Udruge

-      dopuštena zakonom

-      temelji na izričitoj privoli ispitanika

​

Kako biste ostvarili svoja prava obratite nam se elektroničkom poštom na adresu kvizoljupci@gmail.com.

​

VII. OBVEZE UDRUGE SUKLADNO UREDBI

Udruga sukladno Uredbi na sebe preuzima određene obveze. Same obveze ovise o ulozi u kojoj se Udruga nalazi u odnosu na određenu obradu podataka. Udruga se u nekim procesima pojavljuju kao voditelj, u drugima kao zajednički voditelj obrade, a može biti i u ulozi izvršitelja obrade. Udruga je voditelj obrade u procesima gdje je samostalno odredila svrhu i način obrade podataka dok je zajednički voditelj obrade u poslovnim procesima gdje s drugim voditeljima, npr. udrugama s kojima surađuje, određuje svrhu i načine obrade osobnih podatka klijenata. Udruga može biti i izvršitelj obrade u situacijama u kojima obrađuje podatke u ime voditelja obrade (npr., Udruga pruža uslugu za treću osobu).

Udruga kontinuirano provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike različitih razina vjerojatnosti i ozbiljnosti za prava i slobode ispitanika.

Spomenute mjere uključuju provedbu odgovarajućih politika zaštite podataka:

- Osobni podaci ispitanika čuvaju se u skladu s internim standardima sigurnosti Udruge. Udruga kontinuirano poduzima organizacijske i tehničke mjere kako bi zaštitila osobne, a i sve ostale, podatke ispitanika. Gdje je to primjenjivo, Udruga primjenjuje kriptografske metode zaštite podataka te se kontinuirano radi na unaprjeđenju sigurnosnih mjera na razini Udruge. Uz navedeno, koriste se napredni alati za zaštitu i sprječavanje curenja podataka i sl.

- Udruga ne dopušta neovlašteno prikupljanje, obradu ili korištenje osobnih podataka. Primjenjuje se pravilo ograničavanja pristupa podacima samo na one podatke koji su potrebni za obavljanje pojedinih zadataka. U skladu s tim, jasno su definirane uloge i odgovornosti unutar Udruge. Strogo zabranjeno korištenje osobnih podataka ispitanika u bilo koju svrhu koja nije u skladu s uvjetima definiranim u poglavlju IV. Zakonitost obrade.

- Osobni podaci se štite od neovlaštenog pristupa, korištenja, izmjene te gubitka. Mehanizmi zaštite se primjenjuju na osobne podatke unutar Udruge bez obzira u kojem se obliku oni čuvaju - papirnatom ili elektroničkom.

- Pridržavanje ove Politike te ostalih politika i procedura vezanih uz zaštitu podataka se također redovito provjerava unutar Udruge, a provjeru provodi Skupština.

VIII. OBRADA POSEBNIH KATEGORIJA OSOBNIH PODATAKA

Udruga ne obrađuje podatke koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja, članstvo u sindikatu ili seksualnoj orijentaciji pojedinca.

Obrada gore navedenih posebnih kategorija osobnih podataka provodit će se od strane Udruge iznimno u sljedećim uvjetima:

-      ispitanik je dao izričitu privolu za obradu tih osobnih podataka za jednu ili više određenih svrha

-      obrada je nužna za potrebe izvršavanja obveza i ostvarivanja posebnih prava Udruge ili ispitanika u području radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti te socijalnoj zaštiti u mjeri u kojoj je to odobreno u okviru prava Europske Unije, Prava Republike Hrvatske ili kolektivnog ugovora u skladu s Pravom Republike Hrvatske koje propisuje odgovarajuće zaštitne mjere za temeljna prava i interese ispitanika

-      obrada je nužna za zaštitu životno važnih interesa ispitanika ili drugog pojedinca

-      obrada se odnosi na osobne podatke za koje je očito da ih je objavio ispitanik

-      obrada je nužna za uspostavu, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva

Udruga posebno štiti osobne podatke djece, budući da djeca mogu biti manje svjesna rizika, posljedica i predmetnih zaštitnih mjera te svojih prava u vezi s obradom osobnih podataka. Djecom se smatraju osobe mlađe od šesnaest godina.

IX. AUTOMATSKA OBRADA PODATAKA

Donošenje odluka temeljem automatske obrade podataka je sastavni dio poslovanja Udruge i kao takva je neophodna, a provodi se sukladno:

-      važećim zakonima kojima podliježe Udruga

-      osiguravanja sigurnosti i pouzdanosti usluge koju pruža Udruga

-      ako je nužno za sklapanje ili izvršavanje ugovora između ispitanika i voditelja obrade

-      kada je ispitanik izričito dao svoju privolu

U skladu s Uredbom, Udruga omogućava ispitanicima pravo prigovora na automatsku, ali i ručnu, obradu podataka u svrhu izravnog marketinga, uključujući izradu profila u mjeri u kojoj je povezana s takvim izravnim marketingom, bilo u odnosu na početnu ili daljnju obradu, u bilo koje vrijeme i besplatno.

​

X. PRIJENOS OSOBNIH PODATAKA

Na zahtjev ispitanika prijenos osobnih podataka je moguć i partnerima Udruge kojima je povjereno obavljanje određenih usluga u ime Udruge. Prilikom prijenosa podataka ispitanika Udruge vanjskim partnerima strogo se poštuje načelo ograničenja obrade uz prijenos minimalne količine podataka koja je potrebna kako bi se realizirala tražena usluga. Dodatno, Udruga od partnera zahtijeva minimalno jednaku razinu zaštite osobnih podataka kao i unutar Udruge.

Prema potrebi, a isključivo temeljem uvjeta navedenih u poglavlju IV. Zakonitost obrade, Udruga podatke prenosi trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama. U takvim situacijama se primjenjuju dodatne kontrole i zaštitne mjere za iznošenje osobnih podataka sukladno Uredbi. Te mjere mogu podrazumijevati pravno obvezujući i provedivi instrument, obvezujuća pravila udruge, certificiranje i sl.

XI. KORIŠTENJE OSOBNIH PODATAKA U ODNOSIMA S

KORISNICIMA

Korisnici Udruge mogu biti svaka pravna osoba, tijelo državne vlasti, jedinica lokalne ili područne samouprave te njihova tijela, udruga i društvo (sportsko, kulturno, dobrotvorno i sl.), kao i svaka fizička osoba.

Udruga prikuplja i obrađuje podatke o korisnicima, korištenju proizvoda i usluga i osobne podatke fizičkih osoba.

Udruga prikuplja, obrađuje i dijeli podatke o poslovnim korisnicima koji uključuju osobne podatke poslovnih korisnika i povezanih osoba u skladu sa zakonitostima iz točke V. Zakonitost obrade ove Politike.

Udruga može obrađivati prikupljene podatke korisnika koji uključuju osobne podatke fizičkih osoba za sljedeće slučajeve:

•      Utvrđivanje identiteta

•      Prevencija rizika koji mogu proizaći iz poslovnog odnosa

•      Usklađivanje sa zakonskim i regulatornim propisima unutar i izvan područja Republike Hrvatske

•      Korištenje proizvoda i usluga koje Udruga pruža

•      Ugovaranje donacija i naplata potraživanja

•      Izvještavanje

•      Statističke obrade

•      Razvijanje i poboljšanje proizvoda i usluga kako bi korisnicima omogućili bolje iskustvo korištenja

•      Definiranje proizvoda i usluga koji bi korisnicima Udruge bili od koristi

•      Kontaktiranje u svrhe ispunjenja ugovornih odnosa Udruge

•      Kontaktiranje u marketinške svrhe.

Udruga može podijeliti podatke o korisnicima koji uključuju osobne podatke fizičkih osoba uz zadovoljenje zakonitosti obrada definiranih u točki V. Zakonitost obrade te sukladno načelima obrade definiranim u točki IV. Načela obrade podataka i to prema:

•      Zakonodavnim, nadzornim i regulatornim tijelima unutar i izvan područja Republike Hrvatske

•      Institucijama s kojima Udruga surađuje

•      Jedinicama lokalne i područne samouprave s kojima Udruga surađuje

•      Itd.

XII. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA (DPO)

Udruga je imenovala Službenika za zaštitu podataka koji je neovisan i kao takav djeluje u interesu zaštite prava ispitanika i njihovih osobnih podataka. Njegova je odgovornost da se unutar Udruge primjenjuje Politika zaštite osobnih podataka te ostale politike i procedure koje definiraju pravila postupanja prilikom prikupljanja i obrade osobnih podataka ispitanika. On je na primjeren način i pravodobno uključen u sva pitanja u pogledu zaštite osobnih podataka. Sudjeluje u procesima Udruge koji se odnose na upravljanje promjenama i projektima što mu omogućuje pravovremeni pristup informacijama

Službenik za zaštitu osobnih podataka izravno odgovara Skupštini Udruge i obvezan je tajnošću ili povjerljivošću u vezi s obavljanjem svojih zadaća. Službenik za zaštitu podataka obavlja najmanje sljedeće zadaće u Udruzi:

- informiranje i savjetovanje tijela Udruge koja obavljaju obradu o njihovim obvezama iz Uredbe te drugim odredbama Europske unije ili Republike Hrvatske o zaštiti podataka;

-    praćenje poštovanja Uredbe te drugih odredaba Europske Unije ili Republike Hrvatske o zaštiti podataka i politika voditelja obrade ili izvršitelja obrade u odnosu na zaštitu osobnih podataka, uključujući raspodjelu odgovornosti, podizanje svijesti i osposobljavanje osoblja koje sudjeluje u postupcima obrade te povezane revizije;

-         pružanje savjeta, kada je to zatraženo, u pogledu procjene učinka na zaštitu podataka i praćenje njezina izvršavanja

-      suradnja s nadzornim tijelom;

-      djelovanje kao kontaktna točka za nadzorno tijelo o pitanjima u pogledu obrade, te savjetovanje, prema potrebi, o svim drugim pitanjima

Službenik za zaštitu osobnih podataka ne prima nikakve upute u pogledu izvršenja navedenih zadaća što mu dodano osigurava neovisnost.

Službenik za zaštitu osobnih podataka je ujedno i primarna točka za kontakt ispitanicima koji žele ostvariti svoja prava (pitanja povezanih s obradom svojih osobnih podataka i ostvarivanja svojih prava iz Uredbe), poslati upit vezan uz zaštitu osobnih podataka, zatražiti dodatne informacije, izraziti brigu oko obrade njihovih osobnih podataka, podnijeti prigovor vezano uz zaštitu osobnih podataka te ostvarivanja svojih prava iz Opće uredbe o zaštiti podataka.

Udruga ima pravo naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova ili odbiti postupiti po zahtjevu ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, a osobito zbog njihovog učestalog ponavljanja.

Kontakt podaci Službenika za zaštitu osobnih podataka dostupni su i na Internet stranicama Udruge, kvizoljupci.wixsite.com/kviz

XIII. PROCJENA UČINKA

Ako je vjerojatno da će neka vrsta obrade, osobito putem novih tehnologija i uzimajući u obzir prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, prouzročiti visok rizik za prava i slobode ispitanika, Udruga prije obrade provodi procjenu učinka predviđenih postupaka obrade na zaštitu osobnih podataka, ako je u ulozi voditelja obrade. Jedna procjena može se odnositi na niz sličnih postupaka obrade koji predstavljaju slične visoke rizike. Dodatno, Udruga će provesti procjenu učinka na sve obrade koje su trenutno aktivne, a odgovaraju navedenim kategorijama.

Svako tijelo Udruge dužno je provoditi procjenu učinka sukladno gore navedenim kriterijima i primjenjivim interno definiranim pravilnicima i procedurama. Tijela bi trebala kontaktirati službenika za zaštitu osobnih podataka u slučaju da nisu sigurna treba li provesti procjenu učinka na određenu obradu podataka ili ne.

Službenik za zaštitu osobnih podataka odgovoran je da osigura provedbu „procjene učinka na zaštitu podataka", odnosno da bude podrška prilikom izrade procjene. Udruga obvezno provodi procjenu učinka na zaštitu podataka u slučaju:

-      sustavne i opsežne procjene osobnih aspekata u vezi s pojedincima koja se temelji na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila, i na temelju koje se donose odluke koje proizvode pravne učinke koji se odnose na pojedinca ili na sličan način značajno utječu na pojedinca

-      opsežne obrade posebnih kategorija osobnih podataka

-      sustavnog praćenja javno dostupnog područja u velikoj mjeri

-      u slučajevima obrada koje propiše nadzorno tijelo (Agencija za zaštitu osobnih podataka)

Procjena učinka sadrži minimalno:

-      sustavan opis predviđenih postupaka obrade i svrha obrade, uključujući legitimni interes Udruge;

-      procjenu nužnosti i proporcionalnosti postupaka obrade povezanih s njihovim svrhama;

-      procjenu rizika za prava i slobode ispitanika iz stavka;

-      mjere predviđene za rješavanje problema rizika, što uključuje zaštitne mjere, sigurnosne mjere i mehanizme za osiguravanje zaštite osobnih podataka i dokazivanje sukladnosti s Uredbom, uzimajući u obzir prava i legitimne interese ispitanika i drugih uključenih osoba

XIV. REGISTAR OBRADA OSOBNIH PODATAKA

Udruga vodi evidenciju aktivnosti obrada za koje je odgovorna, odnosno u slučajevima kada je u ulozi voditelja obrade ili zajedničkog voditelja obrade. Ta evidencija je u elektroničkom obliku i sadržava najmanje sljedeće informacije:

•      ime i kontaktne podatke voditelja obrade i Službenika za zaštitu podataka;

•      svrhe obrade

•      opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka

•      kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, uključujući primatelje u trećim zemljama ili međunarodne organizacije;

•      prijenose osobnih podataka u treću zemlju ili međunarodnu organizaciju, uključujući ime treće zemlje ili naziv međunarodne organizacije

•      predviđene rokove za brisanje različitih kategorija podataka, ako je to moguće

•      opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera

Službenik za zaštitu osobnih podataka odgovoran je za održavanje registra obrada, a sva tijela Udruge su odgovorna za dostavu točnih i pravovremenih informacija kako bi se registar obrada adekvatno popunio.

XV. INCIDENTI/CURENJE PODATAKA I PRAVO NA PRITUŽBU

Udruga poduzima organizacijske i tehnološke mjere kako bi zaštitila osobne podatke ispitanika. Dodatno, sva tijela Udruge imaju dužnost obavijestiti odgovorne osobe (prvenstveno Službenika za zaštitu podataka) u slučaju incidenta vezanog uz zaštitu osobnih podataka, a u slučaju povrede osobnih podataka Udruga je incident dužna prijaviti Agenciji za zaštitu osobnih podataka unutar 72 sata nakon saznanja o povredi, ako je to izvedivo. Udruga je dužna obavijestiti odgovorne osobe direktno ako je u ulozi voditelja ili zajedničkog voditelja obrade, a u ulozi izvršitelja obrade obavještavanje se provodi putem voditelja obrade koji je primarna točka za kontakt.

Također, u slučaju povrede osobnih podataka koje će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinaca, Udruga bez nepotrebnog odgađanja obavještava ispitanika o povredi osobnih podataka.

Iznimno, Udruga neće obavijestiti ispitanika u slučaju povreda osobnih podataka ako je ispunjen barem jedan od sljedećih uvjeta:

-      Udruga je poduzela odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite i te su mjere primijenjene na osobne podatke pogođene povredom osobnih podataka, posebno one koje osobne podatke čine nerazumljivima bilo kojoj osobi koja im nije ovlaštena pristupiti, kao što je enkripcija

-      Udruga je poduzela naknadne mjere kojima se osigurava da više nije vjerojatno da će doći do visokog rizika za prava i slobode ispitanika

-      time bi se zahtijevao nerazmjeran napor. U takvom slučaju mora postojati javno obavještavanje ili slična mjera kojom se ispitanici obavještavaju na jednako djelotvoran način

Ispitanik ima pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu (Agencija za zaštitu osobnih podataka) u slučaju incidenta koji se tiče njegovih osobnih podataka ili ako smatra da Udruga krši njegova prava definirana Općom uredbom o zaštiti podataka.

XVI. ZAVRŠNE ODREDBE

Ova Politika stupa na snagu danom donošenja, a promjenjuje se od 24.05.2018. godine.